Manajemen Konstruksi

Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajemen adalah “penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran” atau “pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusaahaan dan organisasi.

Pengertian managemen menurut oxford adalah “the process of dealing with or controlling people or things” (proses berurusan dengan atau mengendalikan orang atau benda).

Mary Parker Follet, mendefinisikan manajemen: sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen: sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pengetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalam kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal.

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari gambaran di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Pengertian Konstruksi

Konstruksi menurut Bahasa Indonesia lebih dekat dengan kata dari Bahasa Belanda “Konstruktie”, karena kata Konstruksi yang dimaksudkan disini adalah wujud sesuatu bangunan.

Sehingga kata Konstruksi berupa kata benda. Jadi Konstruksi disini terjemahan langsung dari Bahasa Inggris yaitu dari kata “Construction”, yang berarti pembangunan.

Konstruksi adalah Susunan dan hubungan bahan bangunan yang  disusun sedemikianrupa sehingga penyusunan tersebut menjadi satukesatuan yang dapat menahan beban dan menentukan pola bangunan

Dalam bidang arsitektur dan teknik sipil , konstruksi adalah sebuah proses yang terdiri dari bangunan atau perakitan infrastruktur . Jauh dari menjadi aktivitas tunggal, konstruksi skala besar adalah prestasi multitasking manusia . Biasanya, pekerjaan yang dikelola oleh manajer proyek  , dan diawasi oleh seorang manajer konstruksi , insinyur desain , insinyur konstruksi atau arsitek proyek  .

KONSTRUKSI (construction=metode, teknik, cara, kekuatan, atau kekokohan) mengandung arti:

1. Cara mengikat

2. Cara memasang

3. Cara meyambung

4. Cara menyusun

KONSTRUKSI Berkaitan erat dengan bahan yang digunakan, misalnya:

1. Beton (disebut konstruksi beton)

2. Baja (disebut konstruksi baja)

3. Bambu (disebut konstruksi bambu)

4. Kayu (disebut konstruksi kayu)

KONSTRUKSI Berkaitan erat dengan objek bangunan, misalnya :

1. Konstruksi pondasi

2. Konstruksi basement

3. Konstruksi lantai

4. Konstruksi dinding

5. Konstruksi atap

Manajemen Proyek Konstruksi 

Manajemen proyek konstruksi

 

Manajemen           Proyek Konstruksi

Pengertian

Manajemen  adalah  suatu  metode  /  teknik  /  proses  untuk  mencapai  suatu  tujuan  tertentu dengan  menggunakan  sumber  daya  yang  ada  secara  efektif  melalui  tindakan-tindakan,  di antaranya adalah : 

·  Perencanaan (planning) 

·  Pengorganisasian (organizing) 

·  Pelaksanaan (actuating) 

·  Pengawasan (controlling)

Proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. 

Pengertian Proyek Konstruksi adalah suatu upaya untuk mencapai suatu hasil dalam bentuk bangunan / infrastruktur. 

Jadi,  defenisi “Manajemen  Proyek  Konstruksi”  adalah  suatu  cara  /  metode  untuk mencapai  suatu  hasil  dalam  bentuk  bangunan  /  infrastruktur  yang  dibatasi  oleh  waktu dengan  menggunakan  sumber  daya  yang  ada  secara    efektif  melalui  tindakan-tindakan perencanaan  (planning),  pengorganisasian  (organizing),  pelaksanaan  actuating),  dan pengawasan (controlling). 

 Fungsi Manajemen  

Secara umum, fungsi-fungsi manajemen adalah : 

1)  Fungsi perencanaan 

Berupa  tindakan  pengambilan  keputusan  yang  mengandung  data  /  informasi,  asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada masa mendatang.

Bentuk tindakan tersebut antara lain : 

v  Menetapkan tujuan dan sasaran usaha. 

v  Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. 

v  Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. 

v  Menyiapkan pendanaan serta standard kualitas yang diharapkan. 

Manfaat dari fungsi perencanaan di atas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksana kegiatan, serta sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 

2)  Fungsi organisasi 

Berupa  tindakan-tindakan  guna  mempersatukan  kumpulan  kegiatan  manusia,  yang mempunyai pekerjaan masing-masing, saling berhubungan satu sama lain dengan tata cara tertentu  dan  berinteraksi  dengan  lingkungannya  dalam  rangka  mendukung  tercapainya tujuan. Tindakan berupa antara lain : 

v Menetapkan daftar penugasan. 

v Menyusun lingkup kegiatan. 

v Menyusun struktur kegiatan. 

v Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya. 

Manfaat  dari  fungsi  organisasi  adalah  merupakan  pedoman  pelakasanaan  fungsi,  dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab serta delegasi kewenangan terlihat jelas.

3)  Fungsi pelaksanaan 

Berupa  tindakan  untuk  menyelaraskan  seluruh  anggota  organisasi  dalam  kegiatan

pelaksanaan, serta agar seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam pencapaian

tujuan bersama. Tindakan tersebut antara lain : 

v Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan. 

v Mendistribusikan tugas, wewenang dan tanggung jawab. 

v Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. 

Manfaat  dari  fungsi  pelaksanaan  ini  adalah  terciptakannya  keseimbangan  tugas,  hak  dan kewajiban  masing-masing  bagian  dalam  organisasi,  dan  mendorong  tercapainya  efisiensi serta kebersamaan dalam bekerjasama untuk tujuan bersama.

4)  Fungsi pengendalian 

Berupa tindakan pengukuran kualitas penampilan, dan penganalisaan serta pengevaluasian penampilan  yang  diikuti  dengan  tindakan  perbaikan  yang  harus  diambil  terhadap penyimpangan  yang  terjadi  (diluar  batas  toleransi).  Tindakan-tindakan  tersebut  meliputi antara lain : 

v Mengukur kualitas hasil. 

v Membandingkan hasil terhadap standard kualitas. 

v Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi. 

v Memberikan saran-saran perbaikan. 

v Menyusun laporan kegiatan. 

Manfaat dari fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. 

Unsur-Unsur Manajemen

Komponen-komponen  sistem  yang  berupa  unsur  atau  subsistem  terkait satu  dengan  yang lain  dalam  suatu  rangkaian  yang  membentuk  sistem  Fungsi  dan  efektifitas  sistem  dalam usaha  maencapai  tujuannya  tergantung  dari  ketepatan  susunan  rangkaian  atau  struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.

Bersifat Dinamis

Sistem  menunjukan  sifat  yang  dinamis,  dengan  prilaku  tertentu.  Prilaku  sistem  umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output).

Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila  elemen  atau  bagian  tersebut  tersusun  atau  terorganisir  secara  benar,  maka  akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.

 Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah  satu  tanda  keberadaan  sistem  adalah  adanya  tujuan  atau  sasaran  yang  jelas. Umumnya  identifikasi  tujuan  merupakan  langkah  awal  untuk  mengetahui  perilaku  suatu sistem dan bagiannya.

Mempunyai Keterbatasan

Disebabkan  oleh  faktor  luar  dan  dalam.  Faktor  luar  berupa  hambatan  dari  lingkungan, sedangkan faktor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

1. Siklus dan Proses sistem

Aspek  penting  dari  pendekatan  sistem  terletek  pada  siklus  sistem  dan  prosesnya,  yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem masih aktif.

Penahapan Dalam Siklus Sistem

Proses  mewujudkan  sisrtem  untuk  keperluan  operasi  atau  produksi  sampai  siklus  sistem berhenti  berfungsi  dikelompokan  menjadi  beberapa  tahap  yang  dibedakan  atas  jenis kegiatan yang dominant.

2. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Dalam  rangka  mewujudkan  gagasan  menjadi  kenyataan  fisik,  maka  perlu  penilaian menyeluruh  terhadapsistem  yang  bersangkutan.  Yang  dinilai  adalah  karakteristik  sistem yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi,dan criteria terhadap biaya yang diperlikan. Siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus sistem,  yaitu  dari  penelitian  dan  pengembangan,  desain  engineering,  manufaktur  dan kontruksi, sampai pada opersai atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan.

Manfaat Manajemen Konstruksi

Manfaat  manajemen  konstruksi  jika  dibandingkan  dengan  sistem  tradisional  dapat  dilihat dari beberapa segi.

1.  Segi Biaya Proyek 

a.      Biaya  optimal  proyek  dapat  dicapai  karena  tim  MK  sedah  berpartisipasi  pada tahap perencanaan.

b.      Biaya  pembangunan  keseluruhan  proyek  dapat  dihemat  dibandingkan  dengan sistem  tradisionil  karena  tidak  ada  pembebeanan  ganda  dari  keuntungan Kontraktor, dan Sub kontraktornya.

2.  Segi Waktu

a.      Dengan sistem Fast Track.

b.      Waktu yang dipergunakan untuk  perencanaan dan rancangan bangunan dapat lebih panjang sebingga kualitas desain semakin sempurna.

c.       Pengadaan  material/peralatan  import  dapat  diukur  secara  dini  sebingga kemungkinan terlambat karena proses import dapat dihindarkan.

3.  Segi Kualitas

a.    Mutu lebih terjamin karena tim MK ikut membantu kontraktor dalam hal metode pelaksanaan , implementsi, dan Quality Control.

b.    Mutu  dan  kemampuan  kontraktor  spesialis  lebih  terseleksi  oleh  pemilik  proyek dibantu dengan tim MK.

c.   Kesempatan  untuk  penyempurnaan  rancangan  relative  banyak  karena  paket yang dilelang dilakukan secara bertahap dan paket per paket.

4.  Segi Program Pemerintah

a.    Pemerataan  kesempatan  pekerjaan  dengan  paket-paket  kepada  pengusaha kontraktor yang baru berkembang dapat direalisir.

b.    Pemilik  proyek  tidak  perlu  menyediakan  banyak  staf  karena  praktis  semua keinginannya dapat ditangani dengan baik melalui pendekatan metode MK.

Tahapan Operasional Di Dalam Distem Manajemen Konstruksi

1.    Pengembangan Konsep

Tahap pengembangan konsep ini berupa :

a.         Pengembangan sasaran proyek baik dilihat dari aspek biaya dan waktu.

b.         Mengidentifikasikan batasan utama.

b.         Membuat TOR dan organizing.

c.         Saran-saran prinsip konsep desain kepada konsultan perencana.

d.         Tahapan pekerjaan.

e.         Master, coordinating schedule.

f.          Membuat perkiraan biaya awal berdasarkan konsep awal konsultan perencana.

g.         Cash flow (Proyeksi Arus Dana).

2.    Tahap Perencanaan

a.         Koordinasi dan pengawasan dalam hal pemetaan dan penyelidikan tanah.

b.         Menyusun jadwal review dan lelang (Master Coordinating Schedule).

c.         Melakukan Review (peninjauan kembali)

d.         Membuat RKS.

e.         Membuat RAB tiap paket pekerjaan.

f.          Membuat rekomendasi : aspek mutu, aspek biaya, waktu dan material

g.         Mengurus ijin-ijin yang diperlukan.

Sebelum memasuki  tahapan pelelangan beberapa tahapan yang dilalui antara lain :

a.   Sketsa Rencana :

Inti  dari  sketsa  rencana  ialah  menuangkan  konsep-konsep  arsitektur, evaluasi terhadap beberapa alternative proses teknologi, penetapan dimensi serta  kapasitas  ruangan-ruangan,  dan  mengetengahkan  studi  banding ekonomi bangunan. Didalam  proyek  terdapat  etimasi  biaya  proyek,  etimasi  biaya  proyek  terdiri dari :

·      Etimasi  biaya  kasar  untuk  pemilik  sebagai  dasar  untuk  studi  kelayakan proyek.

·      Estimasi  pendahuluan  oleh  konsultan  perencana  (dasar  untuk  RAB Konsultan Perencanaan).

·      Estimasi detail oleh kontraktor (dasar untuk RAB Penawaran Kontraktor).

·      Biaya sesungguhnya setelah proyek selesai (Real Cost).

b.   Rencana Detail

Tahap rencana detail atau rancangan final mencakup kegiatan menjabarkan seluruh  perncanaan  termasuk  rancanan  elemen  bangunan  terkecil  secara sistematis  dan berurutan.  Perancangan  dan  analisis  yang  disajikan  meliputi seluruh segi struktur bangunan.

3.    Tahap Pelelangan 

a.  Mengadakan pra kwalifikasi kontraktor.

b.  Free tender meeting.

c.  Menyusun daftar calon rekanan.

d.  Bill of quality (jenis pekerjaan + volume).

e.  Aanqijzing (penjelasan)

f.  Menyiapkan dokumen lelang.

g. Menyusun RAB pasti untuk evaluasi penawaran.

h. Mengevaluasi setiap paket penawaran untuk direkomendasikan kepada Pimro.

i.  Menyiapkan dokumen kontrak antara Pimpro dengan Kontraktor.

4.    Tahap Pelaksanaan

a.    Membuat rencana induk pelaksanaan.

b.    Menyusun prosedur di lapangan.

c.    Free construction meeting.

d.    Mengkoordinasi membuat prasarana kerja.

e.    Mengarahkan rencana kerja masing-masing kontraktor.

f.   Mengkoordinir,  mengarahkan,  mengendalikan  pekerjaan  kontraktor  dilihat     dari aspek waktu, mutu dan kesempatan kerja.

g.    Memproses ijin yang diperlukan.

h.    Mengkoordinir asuransi masing-masing pekerjaan.

i.      Memeriksa gambar detail dan contoh material.

j.      Memimpin rapat koordinasi proyek.

k.    Laporan kemajuan pekerjaan dan laporan keuangan .

l.      Change order : biaya, mutu, waktu.

m. Menghitung pekerjaan tambah kurang.

n.    Mengevaluasi RAB secara periodic.

o.    Memeriksa dan menyiapkan dokumen pembayaran.

p.    Evaluasi terhadap klaim kontrak.

q.    Dokumen pembangunan proyek berupa gambar dan foto-foto.

r.     Pemeriksaan akhir sebelum serah terima pertama.

s.     Memeriksa berita acara serah terima pertama.

5.    Tahap Pemeliharaan dan Pengoperasian

a.   Mengkoordinir, mengarahkan, mengontrol.

b.   Mengkoordinir pelaksanaan operasional.

c.   Mengarahkan dan memeriksa as build drawing.

d.   Mengarahkan dan memeriksa secara manual.

e.   Memproses : garansi, jaminan, sertifikat, peralatan, dan training operator.

 ORGANISASI PROYEK

Konsep Organisasi

Bentuk  lain  dari  pembagian  atau  pengelompokan  teori-teori  organisasi  adalah  konsepsi prespektif  yang  ditemukan  oleh  Edgar  Huse  dan  James  Bowditch.  Pada  aslinya    konsep perspektif  ini  digunakan  kelompok  manajemen  didekati  dari  teori  sistem.  Akan  tetapi  inti pembahasannya  dapat  dipergunakan  pula  untuk  bahasan-bahasan  organisasi. Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.

Prespektif I

Intinya  sama  dengan  paham  tradisional  yang  melihat  organisasi  atau  manajemen  dari prespektifrancangan  yang  berstruktur.  Aliran-aliran  prespektif  ini  hanya  memikirkan  isu-isu tentang  bagaimana  organisasi  seharusnya  disusun,  fungsi-fungsi  yang  seharusnya dijalankan  ,  siapa  yang  seharusnya  menjadi  pemimpin  dan  bawahan,  dan  gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.

Ada tiga komponen yang mempunyai sejarah, yaitu :

1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.

2. Aliran struktural.

3. Aliran manajemen ilmiah.

Aliran  Prinsip  Universal,  berpijak  pada  pendapat  henri  Fayol  yang  menyatakan  bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

·      Adanya pengembangan kerja

·      Adanya otoritas dan tanggung jawab

·      Adanya disiplin

·      Adanya kesatuan komando

·      Adanya kesatuan pengarahan

·      Adanya sistem pengkajian

·      Adanya sentralisasi

·      Adanya jenjang pengawasan

Aliran Strukrural, berdasarkan pondapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturan-aturan.

Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan  pada  pengukuran  kerja  yang  dilakukan  oleh  para  pekerja  dibandingkan  dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.

Prespektif II

Huse  dan  Browdrich  menanamakan  prespektif  ini  dengan  aliran  pekerjaan  (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain :

·      Melakukan formulasi persoalan

·      Menyusun  konstruksi  model  matematis  untuk  menampilkan  suatu  sistem  yang sedang dipelajari

·      Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut

·      Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut

·      Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil

·      Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi

Prespektif III

Prespektif  ini  dinamakan  prespektif  kemanusiaan  (the  human  prespective).  Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi.

Ada  tiga  unsur  yang  menonjol  sebagai  komponen  dari  perspektif  kemanusiaan  ini.  Ketiga komponen itu antara lain :

1. Aliran Hubungan Kemanusiaan ( Human Relations School )

2. Aliran Pengembangan Organisasi ( Organizational Development School )

3. Aliran Pemikiran Multidimensional ( The Multidimensional Theorists )

Prinsip – Prinsip Organisasi

Ciri-ciri organisai yang baik :

1. Adanya tujuan yang jelas.

2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.

3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.

4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

5. Adanya struktur organisasi.

6. Adanya jaminan jabatan tersebut.

7. Adanya koordinasi.

Beberapa  prinsip  dasar  penting  yang  dapat  disimpulkan  dari  pendapat  para  tokoh manajemenmodern adalah sebagai berikur :

1.        Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu  proses teknik secara ketat peranan, prosedur, prinsip).

2.        Manajemen  harus  sistematuk,  dan  pendekatan  yang  digunakan  harus  dengan pertimbangan secara hati-hati.

3.        Organisasi  sebagai  suatu  keseluruhan  dan  pendekatan  manajer  individual  untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4.        Pendekatan  motivasional  yang  menghasilkan  komitmen  pekerja  tehadap  tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

Bentuk-Bentuk Organisasi

Agar  proses  diatas  berlangsung  dengan  baik,  dibutuhkan  suatu  wadah  dalam  bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut :

·           Macam-macam pokok kegiatan organisasi

·           Pembagian menjadi kelompok atau subsistem

·           Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan

·           Pengaturan  kerjasama,  jalur  pelopor,  dan  komunikasi,  meliputi  jalur  vertikal  dan horizontal

·           Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area,, dan matriks.

Organisasi Fungsional

Disebut  organisasi  fungsional  karena  organisasi  ini  dipecah  atau  dikelompokkan  menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :

·           Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan

·            Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

·            Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.

·           Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.

·           Mekanisme  koordinasi  perunit,  bila  diperlukan  dilakukan,  dengan  rapat-rapat  atau membentuk panitia perwakilan.

Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :

·      Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.

·      Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.

·      Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.

·      Penggunaan  sumber  daya  yang  efisian  sebai  akibat  pekerjaan  yang  sejenis  dan berulang-ulang.

·      Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.

·      Kesulitan yang Dihadapi

·      Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi.

Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah :

·      Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran  masing-masing  bidang. Hal  ini  dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.

·      Makin  besar  organisasi,  makin  panjang  prosedur  pengambilan  keputusan,  hal  ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.

·      Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.

·      Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Organisasi Produk dan Area

Penyusunan  struktur  organisasi  perusahaan-perusahaan  besar  yang  kegiatan  usahanya menagani  berbagai  macam  produk,  didasarkan  atas  orientasi  produk.  Ini  terjadi  bilaman perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional.

Organisasi Matriks

Bila  struktur  organisasi  mempunyai  jalur  pelaporan  dan  arus  kegiatan  vertical,  maka  pada organisasi matriks disamping jalur formal vertical terdapat pula jalur formal horizontal.

Organisasi Proyek

Telah  disebutkan  sebelumnya  bahwa  organisasi  adalah  sarana  untuk  mencapai  tujuan. Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan struktur organisasi berkisar pada :

a.        Arus vertical disamping horizontal

b.        Penaggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek

c.         Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasi

Pendekatan  yang  diperlukan  untuk  membahas  struktur  organisasi  proyek  dalam  dengn mengindentifikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi :

a.        Organisasi  proyek  fungsional  (  OPF  )  dengan  variasinya,  yaitu  organisasi  proyek koordinator ( OPK ).

b.        Organisasi proyek murni ( OPMi )

c.         Organisasi proyek matriks (OPM )

Kelemahan  atau  kekurangan  adalah  masih  banyak  hal-hal  yang  tidak  jelas  atau  tidak ditunjukan.  Sebagai  contoh,  tidak  menunjukan  seberapa  besar  wewenang  dan  tanggung jawab  setiap  manajerial,  tidak  menunjukan  hubungan-hubungan  informal  dan  saluran komunikasi.

Organisasi Garis

Yaitu  organisasi  di  mana  wewenang  mengalir  lurus  dari  atas  ke  bawah,  sedangkan pertanggungjawaban mengalir lurus dari bawah ke atas. Kelebihan dari organisasi jenis ini adalah bahwa dalam organisasi hanya ada satu pimpinan sehingga setiap orang jelas kepada siapa bertanggungjawab dan dari siapa perintah dating. Selain itu, keputusan bisa diambil dengan cepat karena hanya ada satu pimpinan sehingga perusahaan dapat berjalan lancer.

Kekurangan  dari  organisasi  jenis  ini  adalah  bahwa  kemampuan  satu  orang  terbatas sehingga keputusan yang diambil belum tentu yang terbaik karena hanya merupakan buah pikiran satu orang. 

Organisasi Garis Dan Staff

Yaitu  organisasi  garis  dengan  penambahan  staff  ahli  pada  pimpinan-pimpinan  yang memerlukan.  Staff  ahli  terdiri  atas  orang-orang  ahli  yang  berpengetahuan  tetapi  bukan praktisi. Kelebihan dari organisasi jenis ini adalah menghilangkan kekurangan dari organisasi garis. Dengan  adanya  staff  ahli  diharapkan  keputusan  yang  diambil  adalah  keputusan  yang terbaik.  Kelebihan  yang  ada  pada  organisasi  garis  juga  merupakan  kelebihan  dari organisasi ini.

Kekurangan dari organisasi jenis ini adalah bahwa pengambilan keputusan menjadi lambat karena  ada  diskusi  terlebih  dahulu  dengan  staff  ahli.  Selain  itu,  dalam  organisasi  jenis  ini bisa  saja  terjadi  perselisihan  antara  staff  ahli  dengan  pimpinan  yang  didampinginya. Perselisihan  muncul  karena  saran-saran  dari  staff  ahli  tidak  semuanya  dipakai  oleh pimpinan  yang  didampinginya.  Staff  ahli  adalah  orang  berilmu  bukan  praktisi,  sedangkan pimpinan adalah seorang praktisi. Terkadang ilmu dan praktek berbeda.